Nachdem Fundtrac bislang vornehmlich in Projekten in Entwicklungsländern vor Ort eingesetzt wurde, hat sich mit dem Malteser Hilfsdienst jetzt erstmals auch eine große Hilfsorganisation für den international flächendeckenden Einsatz dieser Lösung für Projektmanagement und Rechnungswesen entschieden.

Das System der Ulmer CIWI GmbH wird das bisher im Rechnungswesen eingesetzte SAP R/3 beim Auslandsdienst ablösen und soll von den Maltesern künftig weltweit als einheitliches System zur Abrechnung seiner umfangreichen Projekte eingesetzt werden.

Ein absolutes Novum ist, dass damit künftig sämtliche Niederlassungen des Malteser Auslandsdienstes überall auf der Welt tagesaktuell Buchungen via Internet an die Zentrale übermitteln und ebenso auf alle relevanten Daten zugreifen können, die in einheitlicher Form vorliegen. "Damit wird CIWI eine Lösung etablieren, mit der sich nicht nur Projekte überall auf der Welt transparent verwalten lassen, sondern gleichzeitig auch alle Anforderungen aus buchhalterischer Sicht wie auch aus Sicht des Controllings erfüllt werden", so Folkert Wilken, Geschäftsführer der CIWI GmbH. "Mit Fundtrac wird damit gleichzeitig auch das Problem klassischer ERP-Systeme mit ihrer Trennung von Finanzbuchhaltung, Controlling und Projektmanagement gelöst, bei denen kaum nachvollziehbar ist, was in den Projekten vor Ort tatsächlich vorgeht und wo welche Kosten auflaufen."

Der Malteser Hilfsdienst, der in letzten Jahr sein 50-jähriges Jubiläum feierte ,übernimmt mit der Entscheidung für den Einsatz von Fundtrac in der Branche technologisch eine Vorreiterrolle, denn alle Projekte lassen sich damit übersichtlich und vor allem transparent dokumentieren. Ausgelegt auf die Bericht-Standards der internationalen Hilfsorganisationen ermöglicht Fundtrac einen lückenlosen Nachweis der geflossenen Gelder gegenüber den Geberorganisationen. Zahlreiche Funktionen im Bereich Projektmanagement wie ProjectCycle Management (PCM) oder Logical Framework Approach (LFA) tragen dazu bei, dass auch die tägliche Projektarbeit vor Ort optimiert und damit die Kosten für das Controlling minimiert werden können.

Zudem werden alle klassischen Planungswerkzeuge eines Rechnungswesens in der Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchung bereitgestellt. Neben Arabisch, Deutsch, Englisch, Französisch, Portugiesisch und Spanisch, liegt Fundtrac auch in georgischer, aserbaidschanischer und russischer Sprache vor. Nach der weltweiten Implementierung, Spezifikation für die einzelnen Länder und Schulungen vor Ort sollen bis Ende 2004 alle Maßnahmen und Projekte der Malteser über Fundtrac abgebildet werden. Alle Hilfsorganisationen stehen bei der Abwicklung ihrer internationalen Projekte in der Pflicht, den Weg der geflossenen Gelder transparent zu machen. Erschwert wird diese Aufgabe durch die unterschiedlichen Abrechnungsformen der verschiedenen Organisationen. Zudem ist es bislang größtenteils üblich, zum Beispiel Abrechnungsbelege per Post an die jeweilige Zentrale zu übermitteln, ein sehr zeitintensives und zudem nicht unbedingt sicheres Procedere.

Die Malteser gehen hier künftig mit Fundtrac einen neuen und wesentlich einfacheren Weg. Alle Projekt-Beteiligten in den unterschiedlichen Ländern werden von CIWI vor Ort geschult, wobei die Software für bestimmte Länder auch spezifiziert und den speziellen Anforderungen angepasst wird. Jede Niederlassung wird mit einem Scanner ausgestattet, über den die Belege erfasst werden, bevor sie via Internet zeitnah in die Zentrale übermittelt werden. Sämtliche Buchungen und Angaben über den Verlauf eines bestimmten Projekts werden in einheitlicher Form über Fundtrac eingegeben und ebenfalls sofort übermittelt.

Neben den Maltesern setzen bereits auch andere internationale Hilfsorganisationen wie zum Beispiel Brot für die Welt oder die niederländische CORDAID Fundtrac für die effiziente Abwicklung ihrer Auslandsprojekte ein.

Der Malteser Hilfsdienst wurde vor 51 Jahren gegründet und leistet in vielen Ländern und Krisengebieten humanitäre Hilfe. Die Auslandsarbeit der Malteser ist fester Bestandteil der Aufgaben des Malteser Hilfsdienstes e.V. Rund 30 Mitarbeiter an der Zentrale in Köln und 750 entsandte und lokale im Ausland steuern die Projekte weltweit. Im Jahr 2002 wurden allein 70 Projekte in 35 Ländern realisiert.

13/01/2004