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Der zentrale Dokumenten- und Informationspool

Projekte sind häufig durch eine enorme Komplexität gekennzeichnet, die mit einem hohen Informationsbedarf und Dokumentationsaufwand verbunden ist. Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen und an verschiedenen nationalen oder internationalen Standorten erstellen projektbezogene Dokumente und benötigen Zugriff auf alle relevanten Informationen.

In der Projektarbeit entstehen viele Dokumente: sowohl durch die eigenen Projektmitarbeiter als auch durch Projektpartner. Unterschiedliche Versionen der Dokumente werden ausgetauscht, regelmäßig Aufgabenlisten und Projektpläne aktualisiert, Besprechungen durchgeführt und protokolliert. Wer in Projekten arbeitet, kennt die Vielzahl der Aufgaben, die mit dem Projektgeschäft einhergehen.

Wilken Ciwi Digitale Projektakte als zentraler Dokumenten- und Informationspool bietet hier nicht nur Service, sondern auch erhebliches Einsparungspotential. Unabhängig vom Ersteller und dessen EDV-Lösung werden in einer digitalen Projektakte alle Informationen zusammengestellt und jeder findet seine relevanten Projektinformationen: z.B. Projektauftrag/Vertrag, fachliche Dokumente, Freigaben, Belege, Statusberichte, Gesprächsprotokolle, kaufmännische Unterlagen, usw.

Die Wilken Ciwi Digitale Projektakte ist integriert in die Ciwi Projektmanagementlösung Fundtrac®. Die Anbindung an andere, z.B. beim Kunden vorhandene Vor-/Fremdsystemen ist ebenso möglich.

Sie kommt nicht nur im eigenen Hause zum Einsatz. Auch Projektmitarbeiter von unterwegs oder externe Projektteams und Partner haben so, je nach Berechtigung, Zugang zu den erforderlichen Informationen. Über das Internet hat jeder unmittelbar Zugriff auf die Akte, und zwar unabhängig von Standort und Zeit.

Weiteres Prozesspotential wird gewonnen, wenn der Projektpartner bzw. Kunde in die Workflows mit eingebunden wird. Ein Klick, und die Freigabe und Bestätigung oder Prüfung ist erteilt, extrem effizient, schnell, dokumentiert und abgesichert.

Ihr Nutzen durch den Einsatz der Wilken Ciwi Digitale Projektakte:

  • Effektivere Zusammenarbeit im Projekt durch dezentralen Zugriff auf alle relevanten Projektunterlagen
  • Standortunabhängiger Zugriff auf alle Projektunterlagen
  • Gleicher Informationsstand aller Projektbeteiligten durch zentrale Ablage von Dokumenten
  • Vermeidung von Suchaufwand
  • Verbesserte Ablagequalität
  • Qualitätssteigerung durch zeit- und standortunabhängige Auskunftsfähigkeit
  • Bessere Transparenz und Auskunftsfähigkeit in der Innen- und Außenkommunikation
  • Sicherheit durch Dokumentation der Zugriffe und Änderungen
  • Erfüllung gesetzlicher Vorgaben der Projektdokumentation

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