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Eine papiergebundene Personalaktenhaltung gehört der Vergangenheit an

Für die Personalarbeit sind Dokumente und personenbezogene Daten eine wichtige Grundlage: Angefangen von den Bewerbungsunterlagen über Beurteilungen, Teilnahmebestätigungen, Bescheinigungen, Urlaubsanträge, bis hin zu Zeugnissen. Kurz gesagt: Sämtliche Informationen, die das persönliche und dienstliche Verhältnis des Arbeitnehmers betreffen und im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.

Die Wilken HR Digitale Personalakte vereinfacht und optimiert die Prozesse in der Personalarbeit und erleichtert damit nicht nur die Arbeit der Personalverantwortlichen, sondern senkt auch den Verwaltungsaufwand und Kosten. Sie sichert die Effizienz der Personalarbeit und ist die Basis für ein umfangreiches Personalinformationssystem. Durch die Standardintegration zu allen gängigen Entgeltabrechnungen werden Prozesse automatisiert, ein umfangreiches Sicherheitskonzept garantiert höchste Daten- und System-Sicherheit.

In der Wilken HR Digitale Personalakte (DPA) werden personenbezogene Dokumente und Daten gesammelt, digitalisiert und verschlagwortet auf einem zentralen Server abgelegt, die papiergebundene Personalaktenhaltung wird damit überflüssig. Dank einer indexbasierten Suche und einer Volltextsuche können Dokumente schnell und einfach recherchiert werden. Laut Expertenmeinungen lassen sich Zugriffs-, Ablage-, Transport- und Suchzeiten durch eine Digitalisierung und zentrale Ablage um 50 bis 95 % verkürzen. Ebenso entfallen Wartezeiten, weil Dokumente gerade in Bearbeitung sind, sowie ungewollte Kopien.

Mit den zentral zur Verfügung gestellten Dokumenten bzw. Daten können sich berechtigte Mitarbeiter einen einfachen Überblick verschaffen und Handlungs- und Bewertungsmöglichkeiten in Bezug auf die Person und deren Tätigkeit ableiten. Gerade bei dezentral strukturierten oder weltweit tätigen Organisationen birgt die zentrale Ablage der digitalisierten Personalinformationen enorme Erleichterungen in der Personalarbeit.

Aber die Wilken HR Digitale Personalakte bietet mehr als nur Ablage: Neben der Suche nach Dokumenten ist auch die Verwaltung und die Weiterverarbeitung zeit- und ressourcenintensiv. Die Wilken HR Digitale Personalakte beschleunigt die Erledigung aller Aufgaben und steigert die Effizienz von Prozessen in Ihrer Personalabteilung. Sie ist damit ein modernes Instrument für die effiziente Verwaltung von Personalunterlagen.

Ihr Nutzen durch den Einsatz der Wilken HR Digitalen Personalakte:

  • Einheitlicher standortunabhängiger Datenbestand
  • Standortübergreifende Zugriffsmöglichkeit für dezentral strukturierte Organisationen
  • Vereinheitlichung der Prozesse in der Personalarbeit
  • Maximale Daten- und Systemsicherheit inklusive elektronischer Verschlüsselung
  • Kosten- und Zeiteinsparung durch effiziente Verwaltung von Personalunterlagen
  • Integriertes Vorgangsmanagement beschleunigt die Erledigung aller Aufgaben und steigert die Effizienz von Prozessen der Personalabteilung
  • Flexibles und umfassendes Sicherheits- und Berechtigungskonzept garantiert höchste Daten- und System-Sicherheit